Gerenciando Minha Empresa

Olá pessoal! O nosso texto de hoje trata de um tema que aparecerá em diversos momentos neste ano de 2019 no nosso Painel de Educação Financeira aqui no Conexão Itajubá. Falaremos sobre alguns princípios básicos para uma boa administração de pequenas e médias empresas.

No nosso dia a dia, estamos cercados pelas mais diversas empresas. Esse tipo de organização é relativamente nova no mundo econômico. A estrutura mais tradicional de empresa que conhecemos hoje surgiu com a Revolução Industrial, entre os séculos XVIII e XXI.

A sociedade em geral e muitos estudiosos vêm discutindo, ao longo dos anos, sobre o papel da empresa, tanto do ponto de vista econômico (destacando a capacidade de produção em massa e o desenvolvimento tecnológico), quanto social (principalmente na geração de emprego e renda). Mas não se pode negar que a pedra fundamental de qualquer empresa parte de uma iniciativa pessoal, oferecendo a cada um dos envolvidos nesse processo o próprio itinerário de promoção. Essa motivação pessoal para criar uma nova empresa é um relevante tema de pesquisa, porque o seu resultado demonstra o grau de maturidade e desenvolvimento de um país. Sob a ótica do empreendedorismo, por exemplo, uma nova empresa pode ser criada a partir de duas motivações distintas: a oportunidade e a necessidade.

Os empresários que criam suas empresas por oportunidade, optam por iniciar um negócio novo, mesmo quando possuem alternativas de emprego. Ou seja, em geral, esses empreendedores já possuem níveis de capacitação e escolaridades mais altos e abrem as empresas para aumentar a sua renda ou pelo desejo de independência no trabalho.

Já os empresários que abrem a empresas por necessidade, em geral, não possuem as melhores opções para o trabalho e precisam abrir um negócio a com a finalidade principal de gerar renda para si e suas famílias. Nesse caso, a empresa acaba ficando mais suscetível à conjuntura econômica e tende a diminuir quando a oferta de emprego é maior.

Mas você deve estar se perguntando: por quê falar de pequenas e médias empresas em um espaço reservado para Educação Financeira?

Para responder essa pergunta, precisamos resgatar um assunto que já tratamos em nosso painel de Educação Financeira. O cenário de crise que o Brasil está vivendo desde 2014, provocou um aumento substancial no número de pessoas desempregadas (que, de acordo com o IBGE, atingiu em dezembro de 2018 mais 12 milhões de brasileiros[1][MV1]). A ausência de renda faz com que muitas pessoas busquem alternativas pagar as suas próprias contas. É nesse contexto que surgem os empreendimentos motivados pela necessidade.

Desde o início da crise, houve um crescimento considerável de empresas abertas por profissionais desempregados. De acordo com a pesquisa da Global Entrepreneurship Monitor (GEM), somente em 2016 foram mais de 11 milhões de novos negócios dentro do Brasil. Desse total, de acordo com o Serasa, quase 80% eram no formato de microempreendedor (MEI), cujo faturamento não pode superar R$ 60 mil/ano.

Apesar de ser uma das poucas alternativas disponíveis aos desempregados, ela nem sempre é positiva. A criação de um negócio por necessidade pode apresentar falhas de planejamento e estrutura, o que pode levar à mortalidade precoce do negócio. Situação que pode agravar ainda mais a vida das pessoas.

Um dos principais erros cometidos pela maioria dos pequenos e médios empresários, que administram o próprio negócio é misturar as finanças da empresa com as finanças pessoais. Essa situação fere um conceito contábil básico, conhecido comoPrincípio da Entidade.

O Princípio da Entidade[2]estabelece a necessidade da diferenciação e separação do Patrimônio particular do Patrimônio da empresa, independentemente de pertencer a uma pessoa, a um conjunto de pessoas, a uma sociedade ou instituição de qualquer natureza ou finalidade, com ou sem fins lucrativos. Por consequência, nesta acepção, o Patrimônio da empresa não se confunde com aqueles dos seus sócios ou proprietários, no caso de sociedade ou instituição.

Por questões de necessidade, rotineiramente, os empresários retiram dinheiro do caixa ou da conta bancária da empresa para pagar suas contas pessoais ou mesmo para adquirir bens pessoais. Essa prática pode levar a empresa à falência, pois compromete o controle financeiro da empresa.

Para evitar o excesso de gasto e, consequentemente o descontrole financeiro pessoal e da empresa, é fundamental que os pequenos e médios empresários, rotineiramente, registrem e controlem a entrada e saída de dinheiro da empresa. Um instrumento simples e muito eficiente para realizar esse tipo de controle é oLivro Caixa.Este é um livro auxiliar de registro contábil, de uso facultativo, que aponta diariamente todos os recebimentos e pagamento realizados. A estrutura do livro é muito simples, mas deve considerar alguns elementos essenciais, como:

– data do registro;

– breve histórico;

– entradas e saídas (débito e crédito, respectivamente, lembrando que não usa os dois em um mesmo registro);

– saldo atual da conta Caixa (saldo anterior mais débito ou menos crédito da conta em questão).

A Figura abaixo exemplifica uma página de um Livro caixa, que pode ser encontrado em várias papelarias da cidade.

Assim, quando houver a retirada de recursos da empresa para pagar contas pessoais do sócio, deve-se reconhecer essa retirada como uma dívida que o sócio contraiu para com a empresa, e deverá pagá-la. Assim, o controle do caixa da empresa ficará claro e preciso, e fornecerá informações sólidas, concretas e de acordo com a realidade, podendo ser utilizadas para tomada de decisões.

Além do Livro Caixa, também recomendamos as seguintes ações para melhorar o controle financeiro da empresa e do empresário:

1. Separar as contas da empresa e do empresário – a conta corrente pessoal do gestor deve estar separada da conta da empresa.
2. Estabelecer o pró-labore – definir um valor fixo para o salário do dono do negócio e de seus colaboradores é essencial para colocar os gastos em ordem. Um bom planejamento nessas horas ajuda a não retirar mais dinheiro quando o caixa estiver positivo e nem adiar pagamentos quando a situação for precária.
3. Controlar o Fluxo de Caixa – é fundamental que haja um acompanhamento detalhado de todos os movimentos de caixa em períodos como semanas e meses. Assim, evita-se que haja desperdício ou falte recursos para situações muito importantes. Todo o dinheiro que entra e sai do caixa deve estar registrado e sua conferência ser uma rotina.
4. Criar reservas financeiras – os momentos de crescimento de receita da empresa não devem ser usados para uma gastança ainda maior. É exatamente nessas horas que se deve poupar para que em situações difíceis haja dinheiro em caixa. Se a reserva conseguida for suficiente para bancar o negócio em um período significativo, melhor para a rentabilidade do seu negócio e para a saúde das finanças da empresa.

Encerramos este painel reafirmando a necessidade de registrar as informações financeiras da sua empresa. Estes dados serão fundamentais para que você tome decisões acertadas com base em indicadores que iremos apresentar para vocês nos próximos painéis de Educação Financeira.

Nos encontramos novamente em breve!